ワーママのためのMicrosoft Teams活用術：在宅勤務を快適に

2024年11月20日2024年11月23日

こんにちは！WorkingHaha編集部です。
今回は、在宅勤務を快適にするためのタスク管理・コミュニケーションツール「Microsoft Teams」について、働くママ視点での活用術をご紹介します。

「Teams一つで仕事がスムーズに進むようになり、子どもの急な発熱にも柔軟に対応できるようになった！」そんな先輩ママたちの体験談も交えつつ、初心者でも始めやすい使い方から、既に活用している方に向けた高度なテクニックまで、幅広くお届けします。

1. Teamsで変わる在宅勤務の形

Microsoft Teamsとは？

Microsoft Teamsは、チャットや音声通話、ビデオ会議、ファイル共有など、さまざまな機能を一つのプラットフォームに統合したオンラインコミュニケーションツールです。

在宅勤務やリモートワークだけでなく、家庭でのスケジュール管理や家族との情報共有にも活用できます。PC、スマートフォン、タブレットからアクセス可能で、WindowsだけでなくMacやiOS、Androidでも利用できます。

公式サイトはこちら：Microsoft Teams公式サイト

どんな使い方ができるの？

チャット機能
- 同僚や家族とメッセージのやり取りが可能。画像やファイルの送信にも対応。
ビデオ会議・音声通話
- 1対1の会話から大規模な会議まで対応。背景をバーチャル背景に変える機能も便利です。
カレンダー連携
- スケジュール管理が容易に。会議のリマインダーを設定して、重要な予定を見逃しません。
ファイル共有と共同編集
- WordやExcelなどのファイルをクラウドで共有し、チームでリアルタイムに編集可能。
モバイルアプリの活用
- 出先からの参加や確認も可能。移動中や隙間時間に連絡や作業を進められます。

柔軟なコミュニケーションで子育てと仕事を両立

ママの体験談（40代・2児の母）
「子どもが昼寝している時間に集中して資料作成を済ませ、起きている時間はチャットで簡単なやり取りに切り替えています。作業効率が格段に上がりました！」

Teamsを活用すると、チャット・音声通話・ビデオ会議を状況に応じて使い分けられるため、時間や場所に縛られない働き方が実現します。さらに、モバイルアプリを活用することで、外出先でも重要な連絡を見逃がさずに確認できます。

2. リモートワークを快適にする基本設定

Microsoft Teamsを効果的に活用するための基本設定をご紹介します。初心者でも簡単に設定できるポイントや、リモートワークでのマナーについても解説します。

1. 通知設定を最適化

通知が多すぎると気が散ってしまいますが、重要な連絡を見逃すのも避けたいところ。以下のポイントを押さえて設定を最適化しましょう。

重要な会議や直接のメンションのみ通知を受け取る
必要な情報だけを選んで受け取ることで、集中力を保てます。
集中時間中は通知を一時停止
Teamsの「フォーカス時間」機能を使えば、自動的に通知をオフに設定できます。
PCとモバイルで異なる通知設定を使い分ける
モバイルでは緊急時の連絡だけ通知をオンにするなど、デバイスごとに設定を変えると便利です。

ママの体験談（30代・1児の母）
「通知を調整することで、資料作成や会議準備に集中している間も、重要な連絡だけを受け取れるようになりました。効率よく仕事を進めながら、必要な確認事項を見逃す心配がなくなりました。」

2. 音声・ビデオ設定

リモートワーク中の会議では、音声やビデオ設定が重要です。家庭環境でも快適に参加するための設定ポイントをご紹介します。

ノイズキャンセリング機能で家庭内の生活音を軽減
背景の雑音が入らないようにすることで、会議に集中できます。
バーチャル背景を設定してプライバシーを確保
自宅の様子を映さないように、公式の背景画像や好きな写真を使って設定可能です。
カメラの位置と照明を調整
カメラは目線の高さに合わせ、自然光を活用することで、より印象よく映ります。

3. Teamsを使う際の基本マナー

リモートワークでは、対面とは異なるマナーが求められます。以下のポイントを意識して、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

会議中は基本的にマイクをミュートに
発言時だけオンにすることで、余計な音が入るのを防ぎます。
チャット機能を活用して発言のタイミングを見計らう
会話が被らないよう、チャットで補足情報や質問を投げかけるのがおすすめです。
遅れる場合は事前にホストに連絡
急な事情で遅れる場合や途中退出する際は、必ずホストに知らせましょう。

ママの体験談（40代・2児の母）
「子どもが在宅している日は、ミュート設定とチャット機能を活用しています。会議中に子どもが話しかけてきても、落ち着いて対応できるようになりました。」

初心者向けの基本操作

画面共有
プレゼン資料やブラウザ画面を参加者全員に見せられる機能。共有する前に不要なタブは閉じておくと安心。

チャット機能
同僚やチームとテキストベースでやり取りが可能。ファイルの共有も簡単。

会議スケジュールの作成
Teamsのカレンダーから、日時を指定して会議をスケジュールできます。

3. 子育てと両立するTeamsワークスタイル

先輩ママに学ぶTeams活用の時間管理術

Teamsを活用した効率的な時間管理術を、先輩ママたちの実例から学びましょう。

特に役立つのが、「ステータス機能」の使い分けです。勤務時間内でも状況に応じてステータスを切り替えることで、周囲に自分の状況を伝えやすくなります。

「集中モード」
重要な資料作成や報告書作成など、集中したい時間に設定。子どもが学校や習い事に行っている間を活用。
「退席中」
短い休憩や昼食時に設定して、すぐに対応が必要ないことを示します。
「オンライン」
通常の勤務時間帯に設定し、チームメンバーとのコミュニケーションをスムーズに。

また、Teamsのカレンダー機能を活用して、業務の予定を明確に整理するのも効果的です。ある先輩ママは、重要な会議の時間帯を夫婦で事前に共有し、子どもの見守りや家事を分担することで、リモートワークを円滑に進めています。

子どもがいても快適なオンラインミーティングのコツ

家庭でのリモート会議では、事前準備とルール設定が鍵になります。以下のような工夫が、子どもがいる環境でもスムーズなミーティングを可能にします。

ルールを子どもと共有
ドアに「会議中」の札を掛ける、緊急時のサインを決める、タイマーを使って終了時間を視覚化するなど、子どもが分かりやすい形で協力を得る工夫をしましょう。
便利なTeams機能の活用
- 「手を挙げる」機能で発言のタイミングをスムーズに。
- チャット機能で質問やコメントを送ることで、会話の流れを妨げずに意見を伝える。
- 必要に応じてバーチャル背景を活用し、家庭の様子を見せずにプロフェッショナルな印象を維持。
音声環境の整備
ノイズキャンセリング付きのヘッドセットを使うと、子どもの生活音を軽減でき、会議の進行がスムーズになります。

ママの体験談（35歳・2児の母）
「重要な会議の前には、子どもに終了時間を伝え、『これが鳴ったら終わるよ』とタイマーを設定しています。『会議中』の札を使うことで、子どもも協力的になり、安心してミーティングに集中できています。」

ママの体験談（40代・1児の母）
「Teamsのステータスを『集中モード』に設定することで、チームメンバーに私が作業中であることを示しつつ、緊急のメッセージは受け取れる状態を作っています。子どもが在宅している日でも、落ち着いて仕事に取り組めています。」

4. Teamsを使った生産性向上テクニック

チーム内コミュニケーションの効率化

Teamsは、単なるビデオ会議ツールにとどまらず、チーム内のコミュニケーションを効率化するための強力なツールです。以下のテクニックを活用すれば、時間の無駄を省きつつスムーズに情報共有ができます。

チャネルの活用
プロジェクトごとに専用のチャネルを作成することで、関連する会話や資料を一元管理。例えば、業務用と個人タスク用で分けたり、プロジェクトの進捗状況を「チーム用チャネル」に投稿するだけで、全員が最新の情報を確認できるようになります。
タスクの可視化
Teamsの「タスク」機能を利用して、進行中の作業をリスト形式で整理できます。タスクを登録すると、自動的に期限をリマインドしてくれるので、締め切り忘れの心配がありません。
コミュニケーションの最適化
- チャットは短いやり取りや質問に使い、詳細な議論が必要な場合はビデオ通話に切り替える。
- チャット内の「保存」機能を使えば、後で見返したい重要なメッセージを簡単に管理可能。
- 「@メンション」を使って、必要な相手だけに通知を送ることで、チーム全体の通知負担を減らせます。